Ta bilde av kvitteringen med en gang. Kvitteringer som ligger i lommeboka, blir borte eller ulesbare. Bruk appen til regnskapssystemet og send bilaget samme dag. Det er også den enkleste måten å oppfylle dokumentasjonskravet på.
Skriv hva kjøpet gjaldt. En kvittering fra en restaurant sier ikke om det var kundemiddag eller møtemat. Skriv kort hvem som deltok og hvorfor. Det avgjør konto, mva og skattefradrag.
Hold privat og bedrift helt adskilt. Bruk egen bankkonto og eget kort for bedriften, også i et enkeltpersonforetak. Private kjøp på firmakortet koster tid å rydde opp i og kan bli skattlagt som lønn eller utbytte.
Koble banken til regnskapssystemet. Med bankintegrasjon kommer transaksjonene inn automatisk, og bankavstemmingen blir nesten gratis. Det sparer regnskapsføreren for timer hver måned, og deg for penger.
Lag regler for faste leverandører. De fleste regnskapssystemer kan huske hvordan en leverandør skal føres. Sett opp regler for strøm, telefon og programvare, så føres de likt hver gang.
Be leverandørene sende faktura til innboksen i systemet. Mange regnskapssystemer har en egen e-postadresse for innkommende fakturaer. Da slipper du å videresende dem, og ingenting blir liggende.
Oppbevar regnskapsmaterialet i fem år. Bokføringsloven krever at primærdokumentasjonen oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt. Digitale bilag i regnskapssystemet holder, så lenge du får dem ut igjen.
Sjekk 30 000-kronersgrensen før du fører kjøpet. Driftsmidler fra 30 000 kroner med levetid på minst tre år skal aktiveres og avskrives. Kjøp under grensen kan kostnadsføres med en gang.
Merverdiavgift
Registrer deg når du passerer 50 000 kroner. Plikten inntrer når avgiftspliktig omsetning passerer 50 000 kroner i løpet av tolv måneder. Følg med selv, for Skatteetaten varsler ikke.
Husk mva på tjenester fra utlandet. Annonser fra Meta og Google, programvare og skytjenester fra utlandet har omvendt avgiftsplikt. Du beregner mva selv, og i avgiftspliktig virksomhet får du fradrag for det samme beløpet.
Ingen mva-fradrag på personbil. Kjøp, leie og drift av personbil gir normalt ikke fradrag for inngående mva. Varebil klasse 2 gjør det, hvis den brukes i avgiftspliktig virksomhet.
Representasjon gir ikke mva-fradrag. Middag med kunder, alkohol og gaver gir ikke fradrag for mva, selv om kostnaden føres i regnskapet.
Bruk kreditnota, ikke slett fakturaen. En sendt faktura skal ikke slettes eller endres. Lag en kreditnota som nuller den ut, og send en ny faktura om nødvendig.
Gjør deg klar for e-faktura i 2027. Fra 1. januar 2027 må bokføringspliktige sende e-faktura til andre bedrifter som er registrert i ELMA. Sjekk at systemet ditt kan sende EHF.
Avstem mva før du sender meldingen. Sjekk at saldo på mva-kontoene stemmer med mva-meldingen før du sender. Feil som rettes i neste termin, koster mindre enn feil som oppdages ved kontroll.
Lønn og ansatte
Sett skattetrekket på egen konto. Skattetrekket tilhører ikke bedriften. Det skal stå på en egen skattetrekkskonto til det betales inn annenhver måned.
Send a-meldingen innen den 5.. A-meldingen for forrige måned skal sendes innen den 5. Har du ansatte uten lønn den måneden, må du likevel sende melding for aktive arbeidsforhold.
Tegn yrkesskadeforsikring før første ansatt. Yrkesskadeforsikring er lovpålagt når du har ansatte. Det gjelder også deltidsansatte og sommervikarer.
Sjekk om du må ha tjenestepensjon. De fleste foretak med ansatte må ha obligatorisk tjenestepensjon. Sjekk reglene før du ansetter, og ta kostnaden med i lønnsbudsjettet.
Sett av feriepenger hver måned. Feriepenger utbetales i juni, men opptjenes hele året. Føres de løpende, blir både regnskap og likviditet riktig.
Bruk statens satser for diett og kilometer. Godtgjørelse etter statens satser er skattefri når reiseregningen er korrekt. Over satsene blir det skattepliktig lønn.
Styrehonorar er lønn. Styrehonorar skal rapporteres i a-meldingen, og det skal beregnes arbeidsgiveravgift av det.
Skatt
Juster forskuddsskatten når resultatet endrer seg. Går det bedre eller dårligere enn ventet, kan du endre forskuddsskatten. Det gir mindre restskatt, eller penger tilbake tidligere.
Kjøp utstyr før nyttår hvis du uansett skal kjøpe. Kostnader og avskrivninger trekkes fra i året de oppstår. Planlagte innkjøp i desember gir fradrag for samme år. Ikke kjøp noe du ikke trenger.
Vurder holdingselskap før du selger aksjer. Gevinst på aksjer eid gjennom et holdingselskap er i hovedsak skattefri etter fritaksmetoden. Strukturen må være på plass før salget.
Regn på lønn mot utbytte. Lønn gir pensjonsopptjening og sykepengerett, utbytte gir ofte lavere samlet skatt. Det riktige svaret avhenger av situasjonen din.
Unngå å låne penger fra aksjeselskapet. Lån fra et AS til en personlig aksjeeier skattlegges som utbytte. Det er sjelden lurt.
Sjekk fradrag for hjemmekontor. Bruker du et eget rom i boligen bare til næring, kan du ha rett til fradrag. Reglene er strenge for rom som også brukes privat.
Før tap på kunder når det er konstatert. Konstaterte tap på kundefordringer er fradragsberettiget, og mva kan kreves tilbake. Dokumenter at tapet er endelig.
Årsoppgjør
Avtal en plan for årsoppgjøret i januar. Spør regnskapsføreren hva de trenger og når. Da unngår du kø i mai og forsinkelsesgebyr i august.
Tell varelageret 31. desember. Varelageret skal vurderes ved årsslutt. En enkel telling med lister og bilder er god dokumentasjon.
Gå gjennom ubetalte fakturaer. Fakturaer som aldri blir betalt, bør vurderes før årsoppgjøret. Det gir riktigere regnskap og kan gi fradrag.
Periodiser store kostnader. Årslisenser, forsikringer og leie som gjelder neste år, skal ikke kostnadsføres i år.
Lever årsregnskapet innen 31. juli. Forsinkelsesgebyret starter 1. august og kan bli nesten 70 000 kroner.
Les årsregnskapet før du signerer. Styret er ansvarlig for årsregnskapet. Be regnskapsføreren gå gjennom tallene med deg før dere signerer.
Selskap og eierskap
Hold aksjeeierboken oppdatert. Aksjeselskaper skal ha en aksjeeierbok. Oppdater den ved hver endring, og lever aksjonærregisteroppgaven innen fristen.
Skriv protokoll fra generalforsamlingen. Også i et AS med én aksjeeier skal vedtak protokolleres. Det er dokumentasjonen for utbytte, styrevalg og godkjent årsregnskap.
Sjekk egenkapitalen før utbytte. Selskapet må ha forsvarlig egenkapital og likviditet etter utdelingen, og utbytte kan bare deles ut av fri egenkapital.
Bytt fra ENK til AS med virkning fra 1. januar. En omdanning kan skje uten skatt når hele virksomheten overføres og aksjeselskapet stiftes innen 30. juni.
Vurder å velge bort revisjon. Små aksjeselskaper kan velge bort revisjon under visse grenser. Det sparer penger, men regnskapet må fortsatt være riktig.
Samarbeid med regnskapsfører
Sjekk at byrået har lisens. Den som fører regnskap for andre, må ha godkjenning fra Finanstilsynet. Det tar to minutter å sjekke.
Be om fastpris med tydelig innhold. Fastpris gir forutsigbarhet. Be om en liste over hva som er inkludert og hva som koster ekstra.
Samle spørsmålene. Mange korte henvendelser kan bli dyre på timepris. Samle spørsmål i én e-post, eller avtal faste møter.
La regnskapssystemet stå i bedriftens navn. Da har du tilgang til dataene dine uansett hvem som fører regnskapet, og et bytte blir mye enklere.
Ha en skriftlig oppdragsavtale. Avtalen skal vise hvem som gjør hva, hva det koster og hvem som har ansvaret.
Bytt regnskapsfører rett etter en mva-termin. Da er det lettest å skille hva det gamle og det nye byrået har ansvaret for.
Likviditet og fakturering
Fakturer samme dag som jobben er ferdig. Hver dag du venter med fakturaen, er en dag lenger før pengene kommer. Lag en fast rutine, eller send fakturaen rett fra mobilen.
Bruk kortere betalingsfrist. Det er ikke noe krav om 30 dagers frist. Mange bruker 10 eller 14 dager overfor bedriftskunder. Avtal fristen tydelig på forhånd.
Ha en fast rutine for purring. Send en vennlig påminnelse kort tid etter forfall, og en purring etter en uke. Automatisk purring i regnskapssystemet sparer deg for ubehagelige telefoner.
Ta forskudd på større oppdrag. Be om delbetaling ved oppstart på store jobber. Det dekker innkjøp og reduserer risikoen hvis kunden ikke betaler.
Lag et enkelt likviditetsbudsjett. Sett opp inn- og utbetalinger for de neste tre månedene, med mva, skatt og lønn. Da ser du tidlig om det blir trangt.
Sett av penger til skatt og mva fortløpende. Overfør en fast andel av hver innbetaling til en egen sparekonto. Da er pengene der når mva-meldingen og skatten forfaller.
Reiser, utlegg og firmabil
Før reiseregning mens du er på reise. Ta bilde av kvitteringene underveis og registrer kilometer samme dag. Det er mye enklere enn å rekonstruere en tur i etterkant.
Før kjørebok hvis du bruker egen bil. Kilometergodtgjørelse krever dokumentasjon av dato, strekning, formål og antall kilometer. Uten kjørebok kan utbetalingen bli skattlagt som lønn.
Bruk firmakort i stedet for utlegg. Utlegg gir ekstra arbeid med refusjon. Et firmakort koblet til regnskapssystemet sender kjøpet rett inn, og du bare legger til kvitteringen.
Sjekk reglene for telefon og internett. Arbeidsgiver kan dekke telefon og internett for ansatte. Det kan gi en skattepliktig fordel etter sjablong, så sjekk satsene for året.
Tenk gjennom personbil eller varebil før kjøpet. Valget påvirker mva-fradrag, avskrivning og fordelsbeskatning. Snakk med regnskapsføreren før du signerer avtalen.
Som eier av aksjeselskap
Vurder lønn og utbytte sammen. Lønn gir pensjonsopptjening og rettigheter hos Nav, utbytte gir ikke det. Riktig fordeling avhenger av inntekt og planer, og bør regnes på hvert år.
Ikke lån penger fra eget AS. Lån fra aksjeselskapet til personlig aksjonær skattlegges som utbytte. Ta heller ut lønn eller utbytte på vanlig måte.
Skriv protokoll fra generalforsamlingen. Utbytte, godkjenning av årsregnskapet og valg av styre skal protokolleres. Det er lett å glemme i et enmannsselskap.
Vurder holdingselskap før du investerer. Med et holdingselskap kan utbytte og gevinst flyttes mellom selskaper nesten uten skatt etter fritaksmetoden. Det er lettest å sette opp før verdiene øker.
Følg med på egenkapitalen. Hvis egenkapitalen blir lav, har styret handleplikt. Sjekk balansen etter hvert kvartal, særlig etter et dårlig år.